Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses
pnyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya
baik intern maupun ekstern.
“Organisasi
yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama”.
James
D. Mooney
“Organisasi
yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih.”
Chester
I.Barnard
Organisasi
merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur
serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi
organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
1. Organisasi
dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu
2. 2.
Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama
dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membetuk
organisasi yaitu:
1. adanya
tujuan bersama.
2. Adanya
kerjasama dua orang atau lebih.
3. Adanya
pembagian tugas.
4. Adanya
kehendak untuk bekerja sama.
Struktur Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal
organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja, standarisasi,
koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan
ukuran satuan kerja.
Stoner dan
Wankell, membatasi bahwa struktur organisasi adalah susunan dan hubungan
antarbagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan, Struktur organisasi
juga menunjukkan hierarki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan
hubungan pelaporannya.
Faktor-faktor
yang menentukan percangan struktur organisasi yaitu:
1. Strategi
organisasi pencapaian tujuan
2. perbedaan
teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk
struktur organisasi.
3. Kemampuan
dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan
sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya
organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi
Unsur-unsur
struktur organisasi terdiri dari:
1. Spesialisasi
kegiatan .
2. Koordinasi
kegiatan.
3. Standarisasi
kegiatan.
4. Sentralisasi
dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran
satuan kerja.
Faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan struktur organisasi adalah
:
1. Strategi dan struktur organisasi, strategi akan menentukan bagaimana jalur wewenang
dan saluran komunikasi diatur antara para manajer dan sub unit. Strategi akan
mempengaruhi informasi yang mengalir di sepanjang jalur tersebut, serta
mekanisme perencanaan dan pengambilan keputusan.
2. Teknologi sebagai faktor penentu struktur, bentuk teknologi yang digunakan oleh suatu
organisasi tertentu untuk menghasilkan produknya (atau metode penawaran jasa)
juga mempengaruhi cara pengaturan organisasi.
3. Manusia sebagai faktor penentu struktur.
Para manajer mengambil keputusan yang berhubungan dengan jalur komunikasi serta
hubungan antara unit-unit kerja.Dalam membuat keputusan para manajer
dipengaruhi oleh kebutuhan mereka sendiri dan kecendrungan lingkungan kerja
mereka.
4. Ukuran dan struktur, baik ukuran organisasi
secara menyeluruh maupun ukuran sub-sub unitnya akan mempengaruhi struktur.
Organisasi yang lebih besar cendrung memiliki spesialisasi aktivitas yang lebih
luas dan prosedur yang lebih formal
Struktur
Organisasi Formal dan Informal
Yang termasuk ke
dalam Struktur organisasi formal adalah
struktur-struktur organisasi antara lain : struktur organisasi fungsional,
struktur organisasi produk/pasar, struktur organisasi pelanggan, geografis,
matriks.
Hubungan-hubungan
yang berlangsung dalam organisasi tentu saja tidak hanya terbatas pada hal-hal
yang secara resmi yang digambarkan dalam bagan organisasi formal. Para manajer
selamanya menyadari bahwa organisasi informal hidup berdampingan dengan
organisasi formal. Organisasi informal berkembang tidak lain sebagai perwujudan
kebutuhan pribadi dan kelompok dari warga perusahaan.
Pengorganisasian sebagai salah satu
fungsi manajemen
Salah satu fungsi manajemen adalah mengetahui
pengorganisasian yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena
dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada
dalam organisasi,baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya
lainnya ke arah tercapainnya suatu tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai
fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan
manajemen dalam setiap organisasi.
Fungsi manajemen lainnya yaitu pengorganisasian,yang
sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian
seluruh sumber(resources) baik berupa manusia maupun yang nonmanusia harus
diatur dan terpadu sedemikian rupa untuk berjalannnya suatu organisasi dalam
rangkai pencapaian tujuannya.
Pemahaman
tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen,akan memberikan
kejelasan bahwa proses pengaturan di dalam organisasi tidak akan selesai,tanpa
diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada di dalam
organisasi tersebut,agar secara terus-menerus dapat menjalankan kegiatan sesuai
dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Actuating
Dari seluruh rangkaian proses
manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling
utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan
dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru
lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang
dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry
(1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan
(actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan
menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar
setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran,
tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan
dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan
termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut
memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi
atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan
bagi yang bersangkutan dan Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut
harmonis
Pentingnya Actuating
Fungsi actuating antara
lain:
1. Mengembangkan rasa tanggung jawab
Mengembangkan sikap pada
bawahan untuk tidak menerima apabila tidak melaksanakan tugas dengan
sebaik-baiknya.
2. Pemberian komando
Memberi
perintah, instruksi, direktif, meminta laporan dan pertanggungjawaban, memberi
teguran dan pujian.
3. Mengadakan
pengamatan atas pekerjaan dan aktivitas bawahan langsung,
4. Pemeliharaan
moral dan disiplin
Mendidik
serta memberi contoh kepada bawahan tentang apa yang baik dan patut dilaksanakan,
menjaga ketertiban, kesopanan dan kerukunan.
5. Komunikasi
Berbicara
dengan bawahan, memberi penjelasan dan penerangan, memberikan isyarat, meminta
keterangan, memberikan nota, mengadakan pertemuan, rapat briefing, pelajaran,
wejangan dan sebagainya.
Ø Human
Relation
Memperhatikan
nasib bawahan sebagai manusia dan selalu ada keseimbangan antara kepentingan
pribadi pegawai, mengembangkan kegembiraan dan semangat kerja yang
sebaik-baiknya dan kepentingan umum organisasi.
Ø Leadership
Menunjukkan
dan membuat bawahan merasa bahwa mereka dilindungi dan dibimbing, bahwa mereka
mempunyai seorang sumber pimpinan dan penerangan dalam menghadapi kesulitan dan
masalah pekerjaan maupun pribadi keluarga (inti penggerakan).
Ø Pengembangan
eksekutif
Berusaha
agar setiap bawahan dapat mengambil keputusan sendiri yang tepat dalam
melaksanakan pekerjaan/tugas masing-masing, agar setiap bawahan terbuka dan
atas prakarsa sendiri selalu berusaha untuk menekan biaya, memperkuat disiplin,
meningkatkan mutu kerja dan sebagainya.
Prinsip-prinsip
Actuating
Actuating (penggerakan) yang dilakukan oleh
pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a.
Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan
pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin
efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan anggota terhadap
usaha mencapai tujuan. Bisa saya contohkan dalam out bound adalah pada saat
kita akan melakukan kegiatan out bound masing-masing. Pengarahan tidak dapat
berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan
dukungan/bantuan dari factor-faktor lain, seperti perencanaan, struktur
organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan
untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan anggota.
b.
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang
bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan
tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai
pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua
ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan
mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.
Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan
pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan
organisasi.
c.
Prinsip kesatuan komando
Prinsip
kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung
jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam
melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja,
maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin
besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
Controlling
Manajemen
berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui
proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi,
menejemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di inginkan.
Dari sekian fungsi menejemen yang meliputi Planing, Organizing, Actuating,
Staffing, Leading, Motivating, Communicating, Making Decision and Controlling. Controling
atau pengendalian menempati urutan paling terakhir, pengendalian ini sangat
beraitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini saling
mengisi.
Definisi Controlling
“Controlling
is the process of regulating the various factors in an enterprise according to
therequirement of its plans.” Eal P.
Strong Artinya Pengendalian aalah
proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan
sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
Pengertian Pengendalian bisa sangat variatif tergantung kita mengambil dari
teori siapa. Di sini ada pengertian engendalian menurut beberapa ahli :
“Controlling can be defined as the process of determiniing what is to be
accomplished, that is standar; what is being accomplished, that is the
performance, evaluating the performance and if necessary appliying corecctive
measure so that performance takes places according to plans, that is, in
conformity with the standard.”
Artinya :
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses
penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan
yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan recana yaitu selaras
dengan standar.
“Control is the measurement and corrections of the performance of subordinates
in order make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain
then are complished.”
Harold Koontz
Artinya
:
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaiakan
terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat
untuk mencapai tuuan-tujuan perusahaan dapat terlaksana. Sangat jelas sekali
bahwa fungsi pengendalian yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital
dalam suatu perusahaan.
Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan
dari rencana. Melakukan tindakan perbaiakan (corrective), jika terdapat
penyimpangan- penyimpangan (deviasi). Supaya
tujuan sesuai dengan rencana. Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat
proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir. Dengan pengendalian
diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen ( 6 M ), efektif dan
efesien.
Pengendalian dikenal ada beberapa macam, yaitu :
Internal
Control, adalah pengendalian seorang atasan kepada bawahannya.
Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan
tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan, dan lain-lain.
Audit
Control , adalah pemeriksaan atau penilaian atas
maslah-maslah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi pengawasan atas
masalah khusus, yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
External
Control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak
luar. Pengendalian ekstern dapat dilakukan secara formal atau informal,
misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan
perusahaan.
Formal
Control, adalah pemerksaan yang dilakukan oleh instansi
atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern. Misalnya :
pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terhadap BUMN
dan lain-lainnya. Dewan Komisaris terhadap PT. Bersangkutan.
Informal
Control, adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat
atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media
massa cetak atau elektronik, dan lain-lainya.
Langkah-langkah dalam Controlling
Proses pengendalian dilakukan secara bertahap dan
sistematis melalui langkah-langkah sebagai berikut :
Menentukan standar-standar yang akan digunakan
sebagai dasar pengendalian.
Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai. Membandingkan pelaksanaan
atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada. Melakukan
tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan
sesuai dengan rencana.
Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah benar-benar realistis
atau tidak. Jika ternyata belum realistis maka perlu harus diperbaiki.
Beberapa cara pengendlian yang harus dilakukan oleh
seorang manager yang meliputi sebagai berikut :
Pengawasan
Langsung, adalah pengawasan yang dilkukan sendiri secara
langsung oleh seorang manager. Manager memeriksa pekerjaan yang sedang
dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakandengan benar dan hasilnya sesuai
dengan yang dikehendakinya.
Pengawasan Tidak Langsung, adalah
pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara tertulis maupun
lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasil yang dicapai.
Pengawasan
berdasarkan kekecualian, adalah pengendalian yang
dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar
yang diharapkan. Pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan
tidak langsung oleh manager.
referensi:
Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta
http://pdpt.unesa.ac.id/portofolio/handout/2513/6518/actuating
